档案管理制度

一、严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。员工须严守企业商业机密,妥善保存重要的商业客户资料、数据等信息。

二、管理人员须做好企业重要文件的备份及存档工作。各部室应在每季度向董事长移交上季度文书档案并履行清交手续。

三、档案责任人对各部门档案收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

四、各类规章制度、公司发文、设备、财产产权、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由档案责任人统一负责归档。

五、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由档案部归档,副本原件、复印件由档案责任人归档且实行电脑化管理。 

六、全体员工都有保守公司秘密的义务,在对外交流和合作中,员工须严守公司商业机密,妥善保存重要的商业客户资料、数据等信息。

七、员工及管理人员均不可向外泄露公司发展计划、策略、客户资料及其他重要的方案,如一发现,除接受罚款、辞退等内部处理外,情节严重的,公司将追究其刑事责任。

八、公司归档资料必须符合下列要求:

1、文件材料齐全完整;

2、根据档案内容合并整理、立卷;

3、根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

4、新证入电脑之前要核查身份证号码、公司名称是否正确。

5、工程项目档案必须齐备,当到合同竣工期时,要项目部提交《竣工备案表》和《结算审计报告》原件。

九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。

十、定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对各部门档案进行检查,提交档案报告,并根据有关规定的酌情处置。

十一、严禁任何人未经批准擅自复印、查阅企业证件、档案资料,更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖企业证件、档案,违反上述规定者严惩当事人。

十二、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。

十三、所有证件变更,延期、增补后,必须笫一时间在市局信息中心、省住建、国土、水利、公路等厅办理相关变更,并与经营部等相关部门办理交接手续。

十四、证件使用

1、执行企业证书使用必须登记制度。

 2、证件复印件外出必须在复印件注明用途,加盖“再复印无效”专用章,并注明使用期限。

3、证件使用流程:

A、招标报名及投标。招标报名及投标先根据招标文件打印其工程所需要证件表,(证件使用必须按其编号顺序使用,如工程出现同一岗位需要多个人员,第一个按档案编号取用,所差人员按其岗位排序最后取用,填写证件领用表并签字、注明时间)。

B、办事需带证件原件的必须办理签字手续。

C、证件归还领用人必须签字并注明其具体时间

D、由于档案室工作原因出现证件遗失、申报延期、存档、上网等问题再次罚款500元。

十五、培训制度

1、有学习资料的要与主管部门复核所考资料的真实性;

2、所有人员标明所带入公司的人员名字;

3、凯迪、中发的人员必须要与社保一致,出现两个公司有证的以社保为主,及时与档案负责人联系,凯迪、中发及档案室各负责人办理互签手续。

 十六、在每年元月份之前做好各公司需要延期的资质、安全生产许可证的汇总表。